Ihren virtuellen Event erfolgreich planen

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Die richtigen Fragen - Checkliste für eine erfolgreiche Planung

Virtuelle Events eignen sich für viele Veranstaltungsformate

Sie wollen einen virtuellen Event veranstalten. Dabei gibt es einiges zu beachten, damit die ehemals geplante physische Präsenz möglichst realistisch in der digitalen Welt abgebildet werden kann. Reibungslose, technisch störungsfreie Abläufe nutzen vor allem den Zuschauern. Für sie ist die digitale Teilnahme mit der Zeit sehr anstrengend. Deshalb ist eine gute Planung dringend notwendig. Als Veranstalter sollten Sie sich fragen: „Was ist mein Ziel, was wollen wir mit diesem Event erreichen?“

Bühne und Publikum sind nun Online Konferenz und Webcast

Bei einem virtuellen Event werden zwei Bereiche miteinander verknüpft. Die Online Konferenz z.b über Zoom und der Webcast bzw. Livestreaming der Online Konferenz z.b. über Video.Taxi.

Warum muss das gemacht werden? Technisch wird eine Online Konferenz wie z.B. über Zoom mit einem Echtzeitprotokoll umgesetzt. Die Audio-und Videodaten aller Teilnehmer müssen synchron zusammengeführt werden, damit alle zeitgleich kommunizieren können. Diese Echtzeitkommunikation ist technisch anspruchsvoll und hat zur Folge, das nur eine begrenzte Anzahl von Teilnehmern teilhaben kann. Schließlich muss jeder Teilnehmer seine Daten senden und von allen Teilnehmern müssen wiederum Daten empfangen werden. Da geraten die Endgeräte und Leitungen der Teilnehmer schnell an ihre Grenzen. Wird dann noch WLAN statt LAN verwendet, steigt die Störanfälligkeit noch einmal.

2. Kommunikationswissentschaftlich macht eine Online Konferenz mit zu vielen Teilnehmern wenig Sinn. Wer nichts zu sagen hat, dem sehen alle Teilnehmern nur beim Zusehen zu. Das ist wenig inspirierend. Zudem leidet die Gesprächsdisziplin, denn bei mehr Teilnehmern kann es auch zu mehr Wortmeldungen und Redeunterbrechungen kommen. Das hemmt den Flow und wirkt für die Teilnehmer sehr anstrengend. Wir empfehlen daher die Teilnehmer kontrolliert und in geringer Anzahl aktiv zuzuschalten.

Zuschauer beteiligt sich per Chat

Der Warteraum und das Makeln

Teilnehmer, die per Videozuschaltung Rederecht erhalten sollen, können entweder geplant oder adhoc zugeschaltet werden. Bei Adhoc-Zuschaltungen müssen die Teilnehmer in einem Warteraum zwischengeparkt werden. Das ist technisch nicht trivial, denn hier ist eine getrennte Audiokommunikation zwischen den Zugeschalteten, der Redaktion und dem Moderator über Tonkanäle notwendig. Bevor die Anklopfenden Rederecht erhalten und damit von allen gesehen werden können, müssen sie getrennt von der laufenden Online Konferenz begrüßt und evtl. noch einmal gebrieft werden. Erst dann werden sie in Abstimmung mit dem Moderator in die Online Konferenz und damit auch in den Livestream bzw. das Programm geschaltet.

Remote Teilnehmer und deren technische Ausstattung

Jeder kennt die Zuschaltungen von z.B. Politikern in TV-Sendungen. Was für TV-Sender das täglich Brot ist, ist für uns als Produktionshaus eine besondere Herausforderung. TV-Sender haben ihre Empfangsinfrastruktur fest im Sender installiert und nutzen teure und dedizierte Standleitungen für diese Schaltungen. Politiker werden dazu extra in Studios am jeweiligen Aufenthaltsort eingeladen, weil auch hier mit millionenteurem eigenen Equipment gearbeitet wird. Nicht selten rückt ein satellitenbasierter Übertragungswagen aus und steht eine mobile Standleitung her. Nur mal um ein Gefühl für die Kosten zu bekommen, obgleich ein Studio zum Zuschalten nicht so aufwendig ist: Das Studio der Tagesschau hat 2014 24 Millionen Euro gekostet (https://www.spiegel.de/kultur/tv/neues-tagesschau-studio-kosten-von-24-millionen-euro-a-964617.html). Diese Budgets stehen für virtuelle Events natürlich nicht zur Verfügung.

Bildregie und Redaktion stimmen sich ab

Und doch sollen bei einem virtuellen Event in gleicher Qualität für kleines Geld mehrere Referenten live in die Konferenz geschaltet werden? Geht das überhaupt? Ja, es ist möglich.
Als Veranstalter muss man aber ein paar Abstriche machen, denn zum Einsatz kommt auf Teilnehmerseite reine Endanwendertechnologie. Die Teilnehmer sitzen vor 100 Euro teuren Webcams und nutzen in ihre Notebooks eingebauten Minimikrofone. Es gibt kein Studiolicht, keine Maske und die ganzen Daten sollen noch sauber und unterbrechungsfrei über die 30.- Euro DSL Leitung transportiert werden. Das funktioniert schon, aber eben nicht perfekt.
Mit jedem Teilnehmer steigt das Risiko, dass es Probleme gibt. Darauf sollte man als Veranstalter eingestellt sein und die Erwartungshaltung anpassen. Ein guter Veranstalter plant hier im Vorhierein und reagiert dementsprechend. Dringend empfohlen und Standard bei allen unseren Projekten: Wir testen mit jedem Teilnehmer im Vorfeld das Setup ausgiebig und dokumentieren die eingesetzte Technik.

Askese?

Soll man jetzt auf virtuelle Events verzichten?
Ich meine, nein. Die Vorteile einen Event virtuell zu veranstalten, überwiegen einheitlich dem Nachteil, ihn ausfallen zu lassen.

Virtuelle Events – Controller`s best buddy

Und finanziell? Es gibt kaum einen Bereich, in dem Unternehmen durch einen einfachen Strategiewechsel in der Wahl ihrer Kommunikationstools so signifikant Kosten einsparen können. Man denke nur an den finanziellen Aufwand, den eine Zuschaltung im Vergleich eines Flugtickets mit Hotel für den Referenten gekostet hätte. Aber auch die Reisekosten für Besucher eines Events sind zu beachten. Wir haben schon für Unternehmen produziert, die haben an einem Tag Ihre 600-köpfige Salesmannschaft nicht mehr in eine deutsche Großstadt eingeflogen, sondern alle zu einem virtuellen Event gebeten. Einsparung: 880.000 Euro. Da macht sich jeder Controller gern ein Fläschchen auf.

Die Checkliste:

  1. Ist eine leistungsfähige Internetleitung mit mindestens 20 Mbit/s Upload vorhanden?
  2. Gibt es eine Vorgabe, mit welcher Online Konferenzlösung (Zoom, Teams) die Teilnehmer zusammengeschaltet werden sollen?
  3. Wieviele Teilnehmer sollen zeitgleich und insgesamt teilnehmen?
  4. Sollen weitere Teilnehmer z.B. für Fragen später zugeschaltet werden?
  5. Wenn ja, wieviele gleichzeitig und in Summe?
  6. Verfügen die Teilnehmer über ausreichend Bandbreite, die auch dauerhaft zur Verfügung steht?
  7. Haben die Teilnehmer uneingeschränkten Zugriff auf Kamera und Mikrofon Ihres Endgerätes?
  8. Wieviele Zuschauer sollen zeitgleich per Livestream zusehen können?
  9. Soll der Livestream offen oder per Passwort geschützt werden?
  10. Soll der Livestream nur gegen Bezahlung zugänglich sein?
  11. Sollen die Zuschauer sich im Livestream per Chat ebenfalls melden können?
  12. Soll der Chat offen oder moderiert sein?
  13. Sollen sich die Zuschauer am Livestream per Voting beteiligen können?
  14. Wenn ja, welche Art von Fragen werden wann wie gestellt?
  15. Soll ein Teil der Referenten an einem Ort zusammenkommen und alle anderen Teilnehmer dann online zugeschaltet werden?
  16. Wenn ja, mit wie vielen Kameras sollen dann vor Ort gefilmt werden?
  17. Zeigen die Referenten vor Ort oder die zugeschalteten Folien?
  18. Sollen die Referenten mit Bauchbinden vorgestellt werden?
  19. Gibt es weitere Videoquellen, die zugeschaltet werden sollen (andere Streams, Videos)?
  20. Was gibt es datenschutzseitig zu beachten?
  21. Sollen alle Komponenten nach der ISO/IEC 27001 Norm betrieben werden?

Bitte sprechen Sie uns direkt an, wenn Sie an einer kostensparenden virtuellen Event-Produktion interessiert sind: Tel. 089-960570-60 oder sales@tv1.eu. Oder Sie buchen direkt einen Termin mit einem unserer Experten: https://outlook.office365.com/owa/calendar/VideoTaxi@tv1.eu/bookings/